福井の中小企業が生成AIを入れる前に決める4つ

この記事で分かること

生成AIを業務で使うと決めたあと、実際に運用へ乗せるまでに決めることを整理する。
「何ができるか」ではなく、「どう使う状態にしておくか」の話になる。

個人で試すのと、業務で使うのは別のこと

生成AIを触ったことがある人は多い。
文章を書かせた、要約させた、アイデアを出させた。ここまでは個人の利用である。

業務で使うとなると、決めることが増える。
誰が使うのか、どの情報まで入れてよいのか、間違った答えが返ったときに誰が気づくのか。

この4つを先に決めておくと、あとで止まらない。

1. 入れてよい情報の線を引く

生成AIに何を入力してよいかを、先に決めて共有する。

一般的に、入力を避けるべきものははっきりしている。

• 顧客の氏名、住所、電話番号などの個人情報
• 取引先から受け取った未公開の資料
• 自社の見積単価や原価など、外に出ない数字
• 従業員の評価や健康に関する情報

「入れない」と決めるだけでは守られない。
入れなくても使える形に、作業のほうを変えておく。 顧客名を伏せた雛形で下書きを作り、名前は最後に人が入れる、といった形になる。

なお、法人向けのプランでは入力内容を学習に使わない設定が用意されていることが多い。
ただし条件はサービスごとに異なり、改定もされる。契約前に、そのサービスの規約で確認する。

2. 無料版で始めてよいか決める

無料版で足りる用途と、足りない用途がある。

無料版で足りるのは、社外に出ない下書き、要約、言い換えのような使い方である。
一人が自分の作業のために使う範囲であれば、まず無料版で感触を確かめてよい。

有料版が必要になるのは、次のような場合である。

• 社内の情報を扱うため、学習に使われない設定が必要になったとき
• 複数人で使い、誰がどう使っているかを管理する必要が出たとき
• 既存の仕組みとつなぎ、自動で動かしたいとき

最初から有料契約を人数分そろえる必要はない。 使う人と用途が決まってから増やすほうが、無駄が出ない。

3. 間違いが混ざる前提で運用を組む

生成AIは、事実と違う内容をそれらしく書くことがある。
これは設定や使い方で消しきれる性質のものではない。

だから、間違いが混ざっても事故にならない使い方を選ぶ。

向いているのは、人が最後に確認してから出す作業である。下書き、たたき台、整理、分類。
向いていないのは、確認されないまま外に出る作業や、金額と条件が確定する作業である。

この線引きについては「AIに任せてはいけない仕事」で整理している。

4. 使う人を決めて、その人の作業に組み込む

一人が詳しくなって終わる例は多い。
その人の作業は速くなるが、会社全体の時間は変わらない。

避けるには、特定の作業に固定して組み込むのが早い。
「AIを活用しましょう」ではなく「この報告書の下書きはここで作る」まで決める。

決まっていれば、担当が代わっても手順として残る。
決まっていなければ、その人が休んだ日に元へ戻る。

福井の会社で相談が多い使い方

福井の中小企業から相談として出てくるものは、だいたい似ている。

• 見積書や請求書の下書きをつくる
• 手書きのメモや日報を、清書して整理する
• 問い合わせへの返信文をつくる
• 過去の資料から必要な箇所を探す

いずれも、人が最後に確認してから出す作業である。
つまり、生成AIの弱点が事故につながりにくい。始める場所として妥当である。

事務作業全体の選び方は「福井の事務作業の効率化、AIより先に見る場所」に書いた。
そもそも何から手をつけるかの段階であれば「福井の中小企業がAI導入で最初に考える3つ」が先になる。

福井県内でのAI導入の進め方、無料訪問でうかがう地域、実際の導入事例は「福井でAI導入・業務自動化を相談するなら」にまとめている。

まとめ

生成AIを業務で使うときに決めるのは、入れてよい情報の線、無料版で足りるかどうか、間違いが混ざる前提の運用、使う人の4つである。

この4つが決まっていれば、ツールが変わっても運用は続く。
決まっていないまま導入すると、詳しい一人だけが使う状態で止まる。

福井県内であれば、当社は現場訪問が無料である。
どの作業から始めるかの整理から対応している。