士業事務所の最初のAI化——守秘義務があるなかで、どこから手をつけるか

この記事で分かること

士業事務所でAIの話をすると、まず出てくるのが守秘義務の問題だ。
顧客の決算書や給与データ、家族関係の情報を扱う仕事で、それを外部のサービスに入れてよいのかという疑問は当然のものである。

本記事では、守秘義務を前提としたうえで、士業事務所がどこから手をつけられるのかを整理する。
顧客情報を渡さずに効果が出る業務があるという前提で、その見つけ方を示す。

顧客情報を入れなくても、やれることがある

先に結論を書くと、顧客の個別情報をAIに渡さなくても効率化できる業務は存在する。

士業の仕事を分解すると、次の二つが混ざっている。

• 顧客固有の情報を扱う作業（この会社の決算をどう処理するか、この人の相続をどう分けるか）
• 顧客が誰であっても内容が変わらない作業（制度の説明文を作る、書式を整える、問い合わせの一次対応をする）

守秘義務が問題になるのは前者だけだ。後者は顧客情報を一切含まないので、外部サービスに渡す情報の問題が発生しない。

そして、後者にかかっている時間は思ったより多い。

最初に手をつけるなら、問い合わせの一次対応

士業事務所で最初の一手として勧めやすいのは、問い合わせの一次対応だ。

なぜここからか

• 「相談は無料ですか」「初回は何を持っていけばいいですか」「対応地域はどこまでですか」といった質問は、顧客が誰であっても答えが同じ
• それでいて、こうした問い合わせは営業時間外にも来る
• 電話やメールで先生本人が答えていると、その都度作業が中断される

内容が定型で、顧客固有の情報を必要とせず、発生頻度が高い。この三つが揃っている。

どこまで任せて、どこで人に渡すか

一次対応で任せてよいのは、公開情報の範囲に限られる。

• 料金体系の一般的な説明（公開している範囲）
• 必要書類の一覧
• 対応業務・対応地域
• 相談の予約受付

逆に、次のような質問が来たら、AIが答えを出さずに人へ引き継ぐ形にしておく必要がある。

• 「私の場合はいくらになりますか」（個別見積）
• 「このケースは通りますか」（個別判断）
• 具体的な事案の相談内容そのもの

この線引きは業種を問わず共通で、詳しくは「AIに任せてはいけない仕事」で整理している。
士業の場合はさらに、無資格者による法律事務の取扱いに触れない設計にする必要があるため、個別事案への回答は人が行う形にしておくべきだ。

次に効きやすいのは、説明文の作成

制度改正の案内、顧客向けのお知らせ、手続きの説明資料。
こうした文書は、内容が制度に基づくもので、特定の顧客の情報を含まない。

毎年同じ時期に同じ種類の文書を作っているなら、そこは繰り返し作業になっている。
下書きを作る部分は任せて、内容の正確性は人が確認する形にすれば、時間の使い方が変わる。

ただし注意点がある。制度の内容そのものをAIに答えさせると、古い情報や誤った内容が混ざるおそれがある。
制度の正確な内容は一次資料で確認し、AIには文章の形を整える役割に留めるのが安全な使い方だ。

顧客情報を扱う業務に踏み込む場合

将来的に顧客情報を含む業務まで踏み込むなら、その前に確認すべきことがある。

• 使うサービスが法人向け契約になっており、入力内容を学習に使わない設定になっているか
• 顧客との契約や規程で、外部サービスの利用について問題が生じないか
• 所属する会や連合会が示している指針に反しないか

士業は一般の事業者より守秘義務の水準が高いため、ここは他業種と同じ基準で判断すべきではない。
確認が取れないうちは、顧客情報を含まない業務に絞るほうが無理がない。

始める前に確認しておくこと

• 問い合わせは月にどれくらい来ているか（電話・メール・フォームの合計）
• そのうち、答えが定型的なものは何割か
• 制度説明の文書を、年に何種類・何回作っているか
• 顧客情報を含まない作業に、週どれくらい時間を使っているか

この四つが分かれば、顧客情報に触れない範囲でどれだけ効果が出るかを見積もれる。
費用の考え方は「AIに月いくらまで払っていいか」で整理している。

SHIKAKERUの場合

弊社では、士業事務所からの相談を受ける際、まず「顧客情報を含まない業務」だけを対象に切り出して提案している。
守秘義務の判断は事務所側にしか下せないため、こちらから「大丈夫です」とは言わない。

自社の公式LINEでも、料金や契約に関わる質問はAIが確定回答せず担当者へ引き継ぐ設計にしてある。
士業の一次対応も同じ考え方で、公開情報の範囲だけを任せ、個別の判断は人に渡す形にできる。

まとめ

士業事務所のAI導入は、守秘義務があるからできないのではなく、顧客情報を含まない業務から始められる。
最初の候補は問い合わせの一次対応で、内容が定型で、顧客固有の情報を必要とせず、発生頻度が高い。
次に効きやすいのは制度説明の文書作成だが、制度の正確性は一次資料で確認し、AIには文章を整える役割に留める。
自社のどの業務から始められるか判断がつかない場合は、無料診断や実務キットから確認できる。